Lasku on monelle melko yksinkertainen asiakirja, mutta enemmän pohdintaa aiheuttaa, miten lasku käytännössä tehdään ja mitä tietoja sen tulee sisältää. Virallisemmin termein lasku määrittelee maksupyynnön myydyistä tuotteista tai tarjotuista palveluista.
Yritykset laativat laskut yleensä yksityishenkilöille tai muille yrityksille, mutta myös yhdistykset ja muut organisaatiot voivat luoda ja lähettää laskuja. Laskun voi toimittaa asiakkaalle henkilökohtaisesti tai postitse paperimuotoisena tai sähköisessä muodossa (esimerkiksi sähköposti tai verkkolasku eli e-lasku).
Nykyään laskun voi luoda suoraa laskutusohjelmistolla. Se on nopein ja helpoin tapa, sillä ohjelmistoissa on valmiina laskupohjia ja automaatioita, jotka helpottavat laskun laatimista. Laskutusohjelmiston avulla vältät kaiken paperisotkun ja myyntireskontran hallinta muuttuu astetta helpommaksi. Näin kirjanpitäjänkin työ nopeutuu ja saat jälleen kustannussäästöjä.
Mitä tietoja laskussa pitää olla?
Jotta laskutus onnistuu oikeaoppisesti, kannattaa huolehtia siitä, että laskun tiedot on merkitty kerralla oikein.
Laskussa pitää mainita ainakin seuraavat asiat:
- Laskun antamispäivä ja numero
- Yrityksen Y-tunnus ja osoite
- Laskutettavan yrityksen nimi
- Oman yrityksen Y-tunnus ja osoite
- Oman yrityksen nimi
- Myytävät tuotteet tai palvelut: päivämäärä, määrä, yksikkö
- ALV-kanta ja ALV:n osuus
- Laskun loppusumma
Veronhallinnon sivuilta löydät vielä kattavamman listauksen laskun sisältövaatimuksista.
Laskun yksityiskohdat
Päiväys: Laskun päiväys on tärkeä sekä kirjanpidon, että asiakkaan kannalta. Laskun päivämäärää käyttämällä asiakas voi helposti selvittää, milloin lasku on tehty, etenkin silloin kun laskun saanti on viivästynyt. Laskulle kirjoitettava päivä voi olla laskun tulostuspäivä, kirjotuspäivä tai päivä, jolloin lasku on toimitettu vastaanottajalle.
Maksuehdot: Vaikka sitä ei ole vaadittu laissa, kannattaa silti määritellä laskussa maksutiedot, maksuaika ja eräpäivä, jotta asiakas tietää miten ja mihin mennessä lasku on maksettava. Sisällytä myös ehdot viivästyskorkoihin. Lisäksi voit sisällyttää laskulle lisätietoja ja erityisehtoja esimerkiksi alennuksista.
Laskun numero: Laskulla täytyy olla tunniste, joka yksilöi laskun. Yleensä käytetään juoksevaa sarjaa. Sarja voi olla jatkuvasti kasvava tai vain tilikauden aikana kasvava. Saman vuoden aikana ei saa olla kahta laskua, jossa on sama tunniste.
Viitenumero: Suomessa viitenumero muodostetaan yleensä laskunumerosta ja sen perään laitettavasta tarkistenumerosta. Kannattaa luoda viitenumero sille tarkoitetulla laskurilla. Viitenumero ei ole pakollinen tieto, mutta sen käyttöä suositellaan, jotta asiakkaan on helpompi maksaa lasku ja sinun on helpompi seurata maksusuoritusta.
Mistä löydät laskutettavan Y-tunnuksen?
Asiakkaan Y-tunnus löytyy usein joko yrityksen verkkosivuilta tai hakukoneen avulla. Luotettavin sivusto Y-tunnuksen etsintään on YTJ eli Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, joka hakee tietoja patentti- ja rekisterihallituksesta sekä verohallinnon tietokannasta.
YTJ:n sivuilta voit hakea yrityksiä joko niiden nimen tai kyseisen Y-tunnuksen perusteella. Palvelun käyttö on aina ilmaista. Palvelusta löytyy myös tiedot yritysmuodosta, kotipaikasta, yrityksen käyttämästä kielestä ja päätoimialasta. Samoin yrityksen yhteystiedot löytyvät haun avulla. YTJ:stä voit tarkistaa myös, onko asiakasyrityksesi kaupparekisterissä, verohallinnon rekisterissä, ennakkoperintärekisterissä ja työnantajarekisterissä. Tärkein tieto on kuitenkin Y-tunnuksen lisäksi se, onko asiakasyrityksesi arvonlisäverovelvollinen vai ei.
Mikä on ALV ja miten se toimii?
ALV eli arvonlisävero on kulutusvero. Myyjä lisää veron myymänsä tuotteen tai palvelun myyntihintaan. Verohallinnon mukaan myyjä perii veron ostajalta, jonka jälkeen myyjän on tilitettävä vero valtiolle. Arvonlisävero lisätään jokaiseen myytyyn palveluun tai tuotteeseen. Verovelvollinen taho voi vähentää ostohintaan sisältyneen alvin ostaessaan tuotteen tai palvelun verollista liiketoimintaa varten. Tämä pätee silloin, kun sekä myyjä että ostaja ovat molemmat arvonlisäverovelvollisia. Loppujen lopuksi alvin maksaa kuluttaja.
Ilmaset ja maksulliset laskutusohjelmat
Ilmaisia laskutusohjelmia löytyy useampia, joilla voit tehdä laskun nopeasti ja helposti. Ohjelma pitää huolen siitä, että saat syötettyä kaiken oleellisen, jolloin voit olla varma, että lasku on oikein muotoiltu ja helppolukuinen. Useat laskutusohjelmat tarjoavat lisäpalveluna myös laskujen toimittamista esimerkiksi verkkolaskuina. Ilmaiset versiot saattavat rajoittaa asiakas tai -laskumäärää, jolloin yritystoiminnan kasvaessa täytyy siirtyä useimmiten maksulliseen versioon.
Esimerkiksi Netvisor taloushallinnon ohjelmistossa on pienyrityksillekin sopiva laskutusohjelma. Myyntireskontran ylläpitäminen on sen avulla nopeaa ja vaivatonta, jolloin säästät kirjanpidon kuluissa.