Sähköinen kirjanpito ja taloushallinto säästää yrityksiä epämukavilta yllätyksiltä. Sähköisillä ja automatisoiduilla kirjanpidon kirjauksilla yritys pysyy aina ajan tasalla taloustilanteesta ja voi tehdä harkittuja sekä perusteltuja päätöksiä – jopa kriisitilanteissa, joissa tarvitaan nopeita suunnanmuutoksia ja uusia toimintatapoja.
Perinteinen taloushallinnon malli, jossa reaktiivisesti mitataan tapahtuneiden asioiden aiheuttamia vaikutuksia, ei enää yksinkertaisesti riitä. Korjaaviin toimenpiteisiin on huomattavasti vähemmän vaihtoehtoja.
Epävarmoina aikoina perinteiset talousraportit ovat usein vanhentuneita liikejohdon työkaluja. Se, miten organisaatiolla meni taloudellisesti viime kuussa, saati sitten viime vuonna, ei juurikaan riitä aivan uusien haasteiden jo odottaessa nurkan takana epävarmoina aikoina. Kirjanpidon merkitys muuttuu ja jatkossa on entistä tärkeämpää katsoa tulevaisuuteen kuin menneisyyteen.
Sähköisellä taloushallinnolla yritys voi kontrolloida muutoksia ja reagoida niihin nopeasti
Jokainen, joka on joskus kokeillut pilvipalveluna toimivaa taloushallinto-ohjelmistoa, tietää sen hyödyt. Kukaan, joka on ottanut niiden tarjoaman automaation käyttöön, ei ole palannut käsittelemään tiliotteita ja kuitteja käsin. Sähköisiä kirjanpito-ohjelmistoja ovat esimerkiksi Netvisor ja Procountor.
Taloushallinto-ohjelmistojen avulla pystytään automatisoimaan jo merkittävä osa kirjanpidon tositteista, tiliotekäsittelystä ja verovelvoitteista. Automaation perusta on, että asioita tehdään vain kerran; esimerkiksi yrittäjä luo myyntilaskun ja kun hän hyväksyy sen, tapahtuu alv-käsittely sekä kirjanpitoon kirjaaminen automaattisesti sille määriteltyjen sääntöjen mukaisesti. Asiakkaan maksaessa lasku kirjautuu suorituksena laskulle ohjelmistoon ja kirjanpitoon automaattisesti.
Tilitoimisto Capital tukena sähköisen kirjanpidon käytössä
Tilitoimiston tehtävänä on pitää huolta siitä, että kirjanpito-ohjelmisto toimii halutun automaation mukaan sekä tehdä tarvittaessa korjauksia kirjauksiin. Yhdessä tilitoimiston kanssa ylläpidettävä sähköinen kirjanpito vähentää yrittäjän kirjanpitoon käyttämää aikaa ja samalla tehostaa ja nopeuttaa taloushallinnon työvaiheita. Kun tilitoimistollamme on ajantasainen ja kattava kuva yrityksen talouden tilasta, voimme tarjota yrittäjälle arvokasta neuvontaa liiketoiminnan kehittämisestä.
Kun asiakkaamme on mukana kirjanpidossa, materiaali syntyy tasaisesti, eikä kirjanpitoa tarvitse tehdä vasta alv-ilmoituksen eräpäivänä. Kaikki hyötyvät kuorman tasauksesta; asiakkaamme saa talousdatan ajantasaisesti käyttöönsä ja tilitoimiston kuun vaihteen ruuhkahuippu madaltuvat. Automaatioon perustuvassa kirjanpidossa asiakkaallamme on reaaliaikainen näkymä saataviinsa eikä hänen ei tarvitse kysellä niitä kirjanpitäjältään.
Laskutusohjelma osana sähköistä taloushallintoa
Verkkolaskua käytettäessä viitesuoritukset tulevat aina oikein eikä inhimillistä virhettä pääse tapahtumaan. Järjestelmissä kaikki kirjanpidollinen materiaali säilyy tallessa lakisääteisen ajan, toisin kuin esimerkiksi verkkopankissa. Ohjelmistot automatisoivat siis nimenomaan laskutuksen rutiineja. Niitä tehtäviä, joiden tekemiseen yrittäjällä kuluu paljon aikaa saatavaan hyötyyn nähden. Niitä tehtäviä, joita ihmiset tekevät rutiiniomaisesti, jolloin kiireessä sattuu myös virheitä ja asioita joudutaan tarkastamaan moneen kertaan.
Reaaliaikaisen kassavirtanäkymän avulla pysyt ajan tasalla yrityksesi maksuvalmiudesta. Ohjelma muistuttaa erääntyvistä ja maksamattomista laskuista sähköpostitse, jolloin laskujen maksaminen ei unohdu ja saatavien seuranta on helppoa. Laskutusohjelmisto säilyttää kaikki laskutuksen tapahtumat lain vaatiman ajan.
Automatisoimalla rutiinit kirjanpitäjälle jää aikaa auttaa asiakasta oikeasti ymmärtämään yrityksensä talouslukuja ja sitä kautta parantamaan yrityksen tuottavuutta ja kannattavuutta. Tässä Capitalin asiantuntijat auttavat mielellään asiakasyrityksiään kasvua haettaessa:
”Sähköinen kirjanpito ja taloushallinto tehostaa yrityksesi prosesseja ja mahdollistaa taloushallinnon kokonaisvaltaisen tuottavuusloikan sekä aiempaa paremman fokusoitumisen ydinliiketoimintastrategiaasi.”
Sähköisen taloushallinnon hyödyt
- Säästät aikaa, kun pystyt hoitamaan kirjanpidon rutiinitöitä sähköisessä muodossa. Mitä enemmän tositteita sinulle kertyy, sitä enemmän sähköisyydestä on etua.
- Näet yrityksesi taloustilanteen aina reaaliaikaisesti – paljonko rahaa on mennyt ja paljonko sitä on tulossa ja keneltä? Sinun ei enää tarvitse selailla verkkopankkisi tilitapahtumia saadaksesi tiedot selville.
- Pääset yrityksesi taloustietoihin käsiksi mistä tahansa, kunhan sinulla on nettiyhteys käytössäsi.
- Virhekirjausten riski pienenee, koska kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalinen työskentely vähenee.
- Turvallisuudesta ei tingitä. Ohjelmiston tarjoava yritys huolehtii tietoturvasta ja tietojen siirtämiseen käytetään automaattisesti suojattuja yhteyksiä.
Yhdistämällä taloushallinnon palvelut automatisoituun kirjapito-ohjelmistoon vapautat aikaa ydinosaamiseesi ja pääset kerralla eroon Exceleistä ja kuiteista. Saat kaikki yrityksesi tarvitsemat taloushallintopalvelut Tilitoimisto Capitalilta!