Kesän kynnyksellä sekä työntekijät että yrittäjät siirtävät katseensa kohti kesää, ja sähköpostiviesteissä aletaan toivotella hyvää kesän odotusta jo hyvissä ajoin. Useissa yrityksissä moni yrittäjä ja avainhenkilö joutuu painimaan kuitenkin innostavan lomatunnelman ja arjen rutiinien onnistumisen välillä. Kuinka yrityksen arki etenkin taloushallinnon osalta saadaan toimimaan myös lomakaudella? Suunnittelematon kesäkausi voi johtaa myöhästyneisiin laskuihin, maksamattomiin palkkoihin, ja muihin ongelmiin, mikäli ennakointia ei tehdä, tai monipuolista taloushallinnon kumppania ei vielä ole löytynyt.
Onnistuneen loman avaintekijät ovat jatkuvuuden varmistuminen, kun maksuliikenne ei keskeydy yrittäjän lomaillessa. Samalla yritys välttää lomailusta johtuneet virheet ja myöhästymismaksut, kun ilmoitukset on tehty määräaikojen sisällä, ja laskut sekä palkat on maksettu ajallaan. Työstä voi aidosti irrottautua ja viettää hyvin ansaittua kesälomaa juuri haluamallaan tavalla, kun tietää, että asiat ovat ammattitaitoisten tekijöiden käsissä.
Lomalle lähtijän muistilista taloushallinnon näkökulmasta
Laskutus. Huolehdi, että kaikki myyntilaskut lähetetään ennen lomasi alkua, tai että joku hoitaa laskuttamisen puolestasi lomasi aikana. Ota huomioon myös saapuvat ostolaskut, ja kuka hyväksyy ne poissa ollessasi.
Muu maksuliikenne. Ajasta tärkeät suuremmat maksut joko etukäteen verkkopankistasi, tai sovi niiden hoidosta esimerkiksi tilitoimistosi kanssa. Huomioi vuokrat, lainanlyhennykset, verot. Huolehdi myös, että ALV-ilmoitusten, ennakonpidätysten ja muiden viranomaisilmoitusten eräpäivät eivät ylity lomasi aikana.
Palkat. Varmista, että palkat ja myös lomarahat maksetaan oikein ja ajallaan huomioiden myös palkkojen sivukulut ja ilmoitukset. Kesällä palkanmaksua usein monipuolistaa myös mahdollisten kesätyöntekijöiden palkat.
Kassavirtaennuste. Tarkista, että yritykselläsi on riittävästi varallisuutta operatiivisen toiminnan kulujen kattamiseksi. Hyvin laaditun kassavirtaennusteen avulla voit varmistua siitä, että yrityksesi varat riittävät myös lomasi aikana huomioiden muun muassa osto- ja myyntilaskut, kiinteät kulut, ja palkat.
Sijaisjärjestelyt. Huolehdi, että sijaistavilla henkilöillä on riittävät oikeudet ja tunnukset järjestelmiin. Sovi, kuka toimii ensisijaisena yhteyshenkilönä talousasioissa sinun lomaillessasi. Varmista myös, että sijainen tietää kuinka toimia eri tilanteissa.
Asiakkaat. Muista ilmoittaa lomakauden mahdollisista muutoksista myös asiakkaille. Mikäli lomasi vaikuttaa esimerkiksi yrityksen aukioloaikoihin, tai toimitusaikoihin, on hyvä lomasta ilmoittaa etukäteen fyysisten toimitilojen lisäksi myös esimerkiksi yrityksen somekanavilla. Samoin sähköpostin automaattivastaus on oiva työkalu kesäloman ajalle.
Tukea taloushallintoon myös lomakaudella
Taloushallinnon ohjelmistot tarjoavat tukea moneen tilanteeseen esimerkiksi sähköisen laskutuksen ja kassavirtaennusteen avulla. Myös oma tilitoimistosi voi olla korvaamaton apu huomioidessa lomakaudelle sijoittuvat määräpäivät, osto- ja myyntilaskut, sekä palkanlaskenta. Samalla myös kirjanpitäjäsi on korvaamaton kumppani, kun pohdit loma-ajan kuluja, sekä muodostat kassavirtaennustetta. Ammattilaisten huolehtiessa ja tukiessa taloushallinnon rutiineja voit ladata akkuja laiturin nokassa ilman murheita arjen toimimisesta poissa ollessasi. Avainasemassa ovat huolellinen suunnittelu, sekä huolella valitut kumppanit.
Ammattilaisten osaavissa käsissä voit keskittyä rauhassa lomaasi. Hyvin levänneenä huolellisesti suunnitellun loman jälkeen voit palata työpöydän ääreen vailla kaaosta. Ota yhteyttä meihin, ja katsotaan yhdessä, kuinka voisimme tukea yritystäsi parhaiten kesälomasi aikana!