Mikä on tosite ja mitä tietoja tositteella kuuluisi olla? Yksinkertaisuudessaan tosite kuvaa liiketapahtuman sisällön, jonka perusteella kirjanpitäjä tekee kirjauksen kirjanpitoon tositteen perusteella.
Mikä sitten on tosite ja mitä tietoa tositteesta pitäisi saada?
Yksinkertaisuudessaan tositteesta pitää käydä ilmi, mitä yritykselle ollaan ostettu tai mitä ollaan myyty.
Kirjanpitolain 2:5 § sanoo tositteista seuraavasti:
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.
Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.Tämän avulla kirjanpitäjä voi kirjata oikein, mitä liiketapahtumassa on tapahtunut ja myös tilintarkastaja voi arvioida tapahtuman merkitystä yrityksen toimintaan liittyen.
Toimitus- ja vastaanottoaika tarvitaan, jotta kirjaukset ja arvonlisäverot saadaan kohdistettua oikealle tilikaudelle ja kuukaudelle.
Arvonlisäverolain 209 § sisältää tarkempia vaatimuksia myyntilaskun sisällölle, keskeisimpinä.
- Laskun antamispäivä
- Juokseva tunniste (laskunumero)
- Myyjän arvonlisäverotunniste (Y- tunnus tai FI- alkuinen arvonlisäverotunnus)
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- Tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne
- Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset (jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa)
- Verokanta
- Suoritettavan veron määrä
- Verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
- Muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
” Yksinkertaisuudessaan tositteesta pitää käydä ilmi, mitä yritykselle ollaan ostettu tai mitä ollaan myyty. “
Eri toimintojen tositteita
Pienenkin yrityksen toimintaa voidaan tarkastella toimintoina. Se myy, ostaa, harjoittaa maksuliikennettä, laskee palkkoja ja niin edelleen. Alla olevassa listassa on esimerkinomaisesti esitetty eri toimintojen tuottamia tositteita.
Myyntitoiminnan tositteita:
- myyntilaskut
- myyntilaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene luovutettu suorite eikä suoritteen luovutusajankohta
- tilausvahvistukset tai vastaavat dokumentit, jos laskuja ei käytetä (esimerkiksi verkkokaupassa)
- tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja saadut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
- käteismyyntitositteet
- reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella tehdään liiketapahtumaa koskeva oikaisu ja
- tiedot suoritetusta perinnästä silloin, kun myynnistä tehdään luottotappiota koskeva kirjanpitomerkintä, jos luottotappion peruste ei muutoin ole selvitettävissä.
Ostotoiminnan tositteita
- ostolaskut
- ostolaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene vastaanotettu tuotannontekijä eikä tuotannontekijän vastaanottoajankohta,
- ostotilaukset ja ostojen lähetteet, jos ostolaskuja ei käytetä,
- tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja maksetut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
- maksutapahtumien perusteella tehdyt ostojen oikaisut
- käteisostotositteet
- ostajan vastaanottamat perintäkirjeet, jos ne sisältävät kirjanpitoon kirjattavia perintämaksuja tai viivästyskorkoja.
Palkanlaskennan tositteita
- työaikalistat, jos niiden perusteella maksetaan esimerkiksi tuntipalkkoja tai ylityökorvauksia
- ulosoton- ja Ay- jäsenmaksujen tilityksen todentavat tositteet.
- lääkärintodistukset tai –lausunnot, jos ne todentavat liiketapahtuman, esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.
Maksuliikenteen tositteita
- rahalaitoksen antamat tiliotteet, joita käytetään tositteena
- luottokorttimaksuja hallinnoivan yhtiön provisioerittelyt
- käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot
Kirjanpitoaineistoon sisältyy tyypillisesti myös matkalaskuja, materiaalihallinnon tositteita kuten inventaarilistat sekä pysyvien vastaavien kirjanpidon tositteita kuten poistolaskelmat. Lisäksi yritys tai sen kirjanpitäjä laatii usein itse tositteita, joilla korjataan aiempia kirjauksia, jaksotetaan tehty hankinta tai myyty tuote useammalle kuukaudelle tai korjataan taseessa olevan omaisuuserän arvoa. Näitä itse laadittuja tositteita kutsutaan muistiotositteiksi. Muistiotositteeseen tulee merkitä tositteen laatija, esimerkiksi kirjanpitäjän nimi.
Keskeistä tositteessa on tietosisältö
Tositteesta tulee käydä ilmi kaikki kirjaukseen tarvittava tietosisältö – mitä on myyty, koska toimitettu ja niin edelleen. Tositteet voidaan käytännön tilanteissa laatia eri tavoin – tästä muutama esimerkki alla.
Usein on niin, että myyntilasku ei sisällä luetteloa myydyistä tuotteista tai niiden toimitusajoista vaan nämä tiedot ovat erillisellä lähetteellä. Tällöin myyntilasku ja lähete muodostavat yhdessä tositteen.
> Tosite voi siis koostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta.
Ajatellaan seuraavaksi vähittäiskauppaa. Menet markettiin ja ostat kengät, lihaa ja keskiolutta. Saat ostosta kuitin. Seuraava asiakas kassalla ostaa näkkäriä ja tupakkaa ja saa kuitin. Nämä ovat marketin kannalta erillisiä liiketapahtumia. Ja samana päivänä kaupassa käy todennäköisesti moni muukin. Kauppa voi yksittäisten kuittien sijaan toimittaa kirjanpitäjälle raportin, jossa on listattu esimerkiksi päivän myynnit tuotteittain. Tämä raportti toimii tositteena kaikille päivän myynneille yksittäisten kuittien sijaan.
> Yhdessä tositteella voi tosittaa useita liiketapahtumia.
Yritys on vuokrannut toiselle huoneiston ja asiasta on laadittu sopimus, josta käy ilmi vuokrattavan huoneiston tiedot. Vuokralainen maksaa vuokransa joka kuukausi sopimuksen mukaisesti ilman erillistä laskua. Vuokranantaja on toimittanut sopimuksen kirjanpitäjälleen, joka tekee kirjauksen oikealle tilille joka kuukausi.
> Sama asiakirja, esimerkiksi vuokrasopimus voi toimia tositteena useassa toistuvassa liiketapahtumassa, kuten vuokrauksessa/vuokranmaksussa.
Joskus ulkopuolisen antaman tositteen tietoja on syytä täydentää itse
Jos yrityksen toimitusjohtaja nostaa pankkiautomaatilta rahaa yhtiön pankkitililtä, toimii tiliote tositteena ja dokumentoi tililtäoton. Kirjanpitäjän on kuitenkin mahdotonta tehdä kirjausta, koska hän ei tiedä miksi rahat on nostettu. Onko ne nostettu käteiskassaan? Onko niillä maksettu käteisellä ostettu hyödyke? Tässä tapauksessa rahojen nostajan tulee ilmoittaa kirjanpitäjälle kirjallisessa muodossa vaikkapa sähköpostilla rahojen noston syy.
Toinen esimerkki on edustus- ja kokouskulut. Kuitteihin tai niiden perusteella laadittuun matkalaskuun on syytä merkitä kestityt henkilöt ja kestityksen syy. Kirjanpitäjän tulee myös tietää onko kyse vähennyskelpoisesta kokouskulusta (palaveri asiakkaan kanssa päiväsaikaan, lounaat ja lasi viiniä) vai railakkaasta ravi- illasta asiakkaan ostajien kanssa (ravien jälkeen kylän ykkösravintolaan ja sieltä ”yksille”).
Tämän oppaan alussa käytimme esimerkkinä liiketapahtumasta Mirka- Cleanin suorittamaa suursiivousta Hirsimäen autokorjaamon pajalla. Tässä esimerkissä Hirsimäen autokorjaaman kirjanpidossa oston todentavana tositteena toimii Mirka- Cleanin myyntilasku, jossa on asianmukaisesti esitetty kirjanpitolain ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot, kuten
- Laskun päivä 25.2.2019
- Laskun numero 145
- Laskun veroton loppusumma 1000 euroa ja arvonlisäverokanta 24%
Tuotteena on ”Autokorjaamon suursiivous, sovittu kiinteä hinta”
Kirjaus
Tositteen pohjalta yrityksen kirjanpitäjä tekee kirjaukset kirjanpitoon. Kirjausten perusteella laaditaan yhtiön tilinpäätös joka sisältää muun muassa tuloslaskelman ja taseen.
Miten kirjaus tehdään
Otetaan esimerkiksi aiemmin kuvattu tosite suursiivouksesta Hirsimäen autokorjaamossa. Hirsimäen autokorjaamon kirjanpitäjä Markku tekee Mirka- Cleanin myyntilaskun perusteella kirjauksen:
- jonka kirjauspäivämäärä on helmikuussa 2019. (Se voi olla esimerkiksi 25.2. tai 28.2)
- Joka saa kirjanpitojärjestelmässä tositenumeron 567 (automaattisesti juokseva numerointi kirjanpitojärjestelmässä). Markku tallentaa kirjanpitojärjestelmään myös Mirka- Cleanin laskunumeron 145 mahdollisia selvityksiä varten.
- kirjanpidon tileille
- ostovelat 1240 euroa – tämä maksetaan Mirka- Cleanille eräpäivänä maaliskuussa
- siivouskulut 1000 euroa – tämä tulee kuluna kirjanpitoon
- vähennettävä alv 240 euroa – tämän Hirsimäen autokorjaama saa vähentää myynnistä tilittämästään arvonlisäverosta.
- Käytännössä kirjaukset tehdään kirjanpitojärjestelmässä käytetyille tilinumeroille. Esimerkiksi siivouskulujen tilinumero on Suomessa yleensä 7360.
Missä ajassa kirjaukset täytyy tehdä
Kirjanpidon tietojen pohjalta laaditaan Verohallintoon arvonlisäveroilmoitus, yleensä kuukausittain. Arvonlisäveroilmoittamisen määräajat luovat siis takarajan kirjanpidon kirjausten tekemiselle eli kirjanpidon laadinnalle. Aikarajojen kanssa tulee olla tarkkana, koska Verohallinto määrää myöhästyneistä ilmoituksista myöhästymismaksua.
Sähköinen arvonlisäveroilmoitus on toimitettava Verohallintoon viimeistään kuukauden ja 12 päivän kuluessa kohdekuukauden päättymisestä. Helmikuun kirjanpidon tulee siis olla valmiina huhtikuun 12. päivään mennessä.
Jos yritys on myynyt tavaraa tai palvelua EU- alueelle, sen on tehtävä myös arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus. Sen aikataulu on tiukempi kuin arvonlisäveroilmoituksen. Helmikuun EU- myynneistä on tehtävä yhteenvetoilmoitus jo 20. maaliskuuta.
Käteisellä rahalla tapahtuneiden maksujen kirjaukset on tehtävä viipymättä päiväkohtaisesti – käytännössä vähintään viikoittain.
Maksetuista palkoista on tehtävä ilmoitus tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksusta. Verottomista kulukorvauksista kuten päivärahoista ja kilometrikorvauksista tulorekisteri- ilmoitus on tehtävä maksukuukautta seuraavan kuun viides päivä (tässä kuvattu aikataulu perustuu 2019 lokakuussa luonnosvaiheessa olevaan hallituksen esitykseen ja astunee voimaan 2020).
Mitä kirjauksesta seuraa?
Kirjanpitolaki sanoo, että kirjanpito järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Aikajärjestys tarkoittaa käytännössä kirjausten esittämistä tositenumeron mukaisessa järjestyksessä (joka on käytännössä sama kuin aikajärjestys) ja asiajärjestys niiden esittämistä tilinumeron mukaisessa järjestyksessä. Kun jokaisessa kirjauksessa syötetään aina sekä kirjauksen päivämäärä että tilinumerot, saadaan kirjaukset kirjanpito- ohjelmistosta automaattisesti aika- ja asiajärjestykseen paperille, tiedostoon tai tietokoneen ruudulle. Taloushallinnon slangilla aikajärjestyksessä olevaa listaa sanotaan päiväkirjaksi ja asiajärjestyksessä olevaa pääkirjaksi.
Kirjaukset ovat myös automaattisesti mukana yrityksen raportoinnissa. Yllä olevassa esimerkissä 1000 euroa näkyy tuloslaskelmassa kuluna, 1.240 euroa näkyy yrityksen ostovelkojen seurannassa (ammattislangilla ostoreskontra) ostovelkana kunnes se maksetaan. 240 euroa tulee vähennettäväksi myynnin arvonlisäverosta tammikuulta annettavasta arvonlisäveroilmoituksessa. Ja jos ostolasku on maksamatta tilikauden päättyessä, se näkyy taseen veloissa, lakitermein taseen vastattavaa puolella.
Muuta huomioitavaa kirjausten tekemisessä
Ostolaskujen hyväksyntä
Yritysten kirjanpito voidaan käytännössä organisoida eri tavoilla. Monesti yrityksen ostolaskut ohjataan suoraan tilitoimistoon – verkkolaskuina tai paperilaskuna. Tällöin tilitoimiston kirjanpitäjä ei voi tietää, onko lasku aiheellinen ja saako sen maksaa. Tämän vuoksi tilitoimisto laittaa laskun asiakkaalle asiatarkastusta ja hyväksyntää varten. Tämä hoidetaan yleensä sähköisesti kirjanpito- ohjelmiston ostolaskujen käsittelytoiminnolla.
Jos taas yrittäjä maksaa itse ostolaskunsa, ei mitään erillistä hyväksyntää tarvita. Asiakas toimittaa tilitoimistoon vain aiheelliset laskut, jotka se on maksanut tai aikoo maksaa.
Muistiotositteiden hyväksyntä
Aiemmin kirjoitimme muistiotositteista, jotka siis ovat yrityksen oman kirjanpitäjän tai tilitoimiston laatimia tositteita. Jos muistiotositteissa puhutaan oleellisista euromääristä ja asia ei ole automaattisesti kuukaudesta toiseen toistuva asia, kirjanpitäjä pyytää asiakkaan johdon edustajalta, yleensä toimitusjohtajalta, hyväksymismerkinnän muistiotositteelle. Tämä on tarpeen, koska asialla on usein olennainen merkitys tulokseen, taseeseen tai molempiin.
Aukoton kirjausketju eli audit trail
Olet ehkä kuullut kirjanpitäjän, tilintarkastajan tai verotarkastajan puhuvan audit trailista eli kirjausketjun aukottomuudesta. Se on tärkeä asia kirjanpidon virheettömyyden varmistamisessa mutta ennen kaikkea kirjanpidon lukijan näkökulmasta, olkoon lukija tilintarkastaja tai yrittäjä itse.
Kirjausketjun aukottomuudessa on käytännössä kyse siitä, että kun kirjanpidon lukija ottaa käsiinsä (tai ruudulle) minkä tahansa tositteen, hänen on voitava vaivatta kyetä tarkistamaan, miten tosite on kirjattu ja miten se on vaikuttanut tilinpäätökseen.
Kun siis tilintarkastaja (tai Hirsimäki itse) ottaa käsiinsä Hirsimäen Autokorjaamon ostolaskumapin tai selaa yrityksen ostolaskuja kännykällään, hän näkee ostolaskulle tallennetun kirjanpidon tositenumeron 567. Hän voi tositenumeron perusteella tarkistaa päiväkirjalta, mille tileille tosite on kirjattu. Sen jälkeen hän voi tililuettelon tai tilikohtaisen tuloslaskelman avulla todentaa, että kirjaus on vaikuttanut esimerkiksi tuloslaskelman erään Liiketoiminnan muut kulut. (Siivouskulut kohdistetaan eli päätetään tilinpäätöksessä tähän erään). Tästä on kyse kirjausketjun aukottomuudessa tositteesta tilinpäätökseen.
Käytännössä vielä tärkeämpää on kirjausketjun aukottomuus tilinpäätöksestä tositteeseen.
Autokorjaamonjohtaja Hirsimäki kauhistuu saadessaan kirjanpitäjältään maaliskuun tuloksen. Se on tappiollinen, kun vielä helmikuu vihersi plussalla. Hirsimäki lähtee selaamaan maaliskuun tuloslaskelmaa jo toteaa, että liiketoiminnan muut kulut erässä, on tolkuttoman iso summa. Hän lähtee tutkimaan tarkemmin tilikohtaiselta tuloslaskelmalta (ammattislangilla laaja tuloslaskelma) erän sisältöä ja huomaa, että markkinointikulut tilin saldo on todella iso.
Pääkirjalta hän löytää 150.000 euron kirjauksen. Kirjauksen tositenumeron perusteella hän löytää Marketing- Maniacs Oy:n laskun suuruudeltaan 150.000 euroa plus arvonlisävero. Hiljattain palkattu markkinointijohtaja Antti oli pannut haisemaan ja tilannut ensi töikseen kysymättä markkinointi-imagotutkimuksen rahaa säästämättä ja laadusta tinkimättä.
Tämä esimerkki kertoo meille paitsi audit trailin käytännön soveltamisesta, myös sen että usein tilinpäätös kannattaa tehdä kuukausittain. Lisäksi se muistuttaa asianmukaisista sisäisistä kontrolleista. Antille olisi pitänyt antaa rahamääräiset rajat tilausvaltuuksiin sekä ostolaskut olisi ollut syytä hyväksyttää tilaajan kanssa.
Tilinpäätös
Toiminnan tulos selvitetään 12 kuukauden välein, tilikausittain. Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös, joka mikro- ja pienyrityksellä sisältää tuloslaskelman ja taseen sekä niiden liitetiedot. Tilinpäätös on päivättävä ja allekirjoitettava.
Tase kertoo tilinpäätöspäivän taloudellisen aseman (mm. varat ja velat). Tuloslaskelmasta ilmenee yrityksen tuloksen muodostuminen tilikaudelta. Liitetiedoissa annetaan tasetta ja tuloslaskelmaa täydentäviä tietoja, jotta tilinpäätöksen lukijalle syntyisi oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Liitetietovaatimukset on lueteltu kirjanpitoasetuksessa ja pien- ja mikroyritysten tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista annetussa asetuksessa. Liitetietojen laajuus ja sisältövaatimukset määrittyvät yrityksen koon ja yritysmuodon mukaan. Mikroyritykseltä edellytetään, että se antaa asetuksessa nimenomaisesti säädetyt liitetiedot. Mikroyritystä suuremmilta yrityksiltä edellytetään liitetietoa myös mahdollisista muista asioista, jotka voivat olla tarpeen oikean ja riittävän kuvan muodostumiseksi tilinpäätöksen lukijalle.
Mikro- ja pienyrityksen ei tarvitse laatia rahoituslaskelmaa. Rahoituslaskelman tehtävä on kuvata, mistä lähteistä rahaa on kertynyt (mm. myynnin rahavirta ja lainarahoitus) ja mihin rahaa on käytetty.
Mikro- ja pienyrityksen ei tarvitse laatia myöskään toimintakertomusta. Toimintakertomuksessa yritys kertoo mm. mitä merkittäviä riskejä ja epävarmuustekijöitä toimintaan kohdistuu. Toimintakertomuksessa esitetään myös muita kirjanpitolaissa ja muualla lainsäädännössä esitettäväksi edellytettyjä tietoja.
Mikäli tuloslaskelma ja tase ei anna kaikkea tarvittavaa tietoa oikean ja riittävän kuvan muodostumiseksi toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta, pienyrityksen on liitetiedoissa annettava kuitenkin toimintakertomusta vastaava tieto. Tällainen liitetieto voi olla esim. arvio yrityksen tulevasta kehityksestä, jos se on tilinpäätöksen lukijalle tarpeen.
Tilinpäätös on laadittava valmiiksi neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja tilinpäätöksessä on noudatettava suoriteperustetta, jonka mukaan tavaran tai palvelun luovutuspäivämäärä ratkaisee, mille tilikaudelle tulo tai meno on kirjattava.
Tilinpäätöksessä on esitettävä tuloslaskelmasta, taseesta ja mahdollisesta rahoituslaskelmasta myös vertailutieto edelliseltä tilikaudelta.
Tilinpäätökseen kuuluvien ja siihen liitettyjen asiakirjojen on oltava selkeitä ja niiden on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus.
Liikkeen- ja ammatinharjoittajan tilinpäätös
Kirjanpitolain mukaan mikrokokoluokan toimintaa harjoittavat liikkeen- ja ammatinharjoittajat voivat jättää tilinpäätöksen laatimatta, kun tilikausi on kalenterivuosi.
Huojennuksesta ei pääse kuitenkaan merkittävästi hyötymään, sillä veroilmoitus on edelleen jätettävä ja sitä varten yrityksen liiketoiminnan luvut on selvitettävä samalla tasolla kuin tilinpäätöstä varten.
Yrittäjä tarvitsee tilinpäätöstä myös moneen muuhun asiaan, kuten yritystoiminnan sopimuksia, luottoja ja rahoitusta varten, elinkeinolupia varten ja jopa yrittäjän henkilökohtaiseen tarkoitukseen esimerkiksi asunto- ja kulutusluottoja varten sekä sosiaalietuuksien määrittämiseen.
Tilinpäätöksen allekirjoitus
Tilinpäätös katsotaan valmiiksi laadituksi sitten, kun osakeyhtiön sen hetkinen hallitus ja toimitusjohtaja, henkilöyhtiön vastuunalaiset yhtiömiehet, liikkeen- ja ammatinharjoittaja itse ovat allekirjoittaneet tilinpäätöksen (ja toimintakertomuksen).
Tase-erittelyt
Tase-erittelyiden laatiminen kuuluu lain mukaisen tilinpäätöksen tekemiseen. Tase-erittelyt eivät ole julkisia.
Tase-erittelyissä on yksityiskohtaisesti lueteltu taseen tilien sisältö
Esimerkiksi Ostovelat-tilin erittely sisältää tiedot jokaisesta meille tulleesta laskusta, jota ei ole tilinpäätökseen mennessä ennätetty maksaa. Erittelyyn listataan velkojan nimi, paikkakunta, laskun päiväys, numero ja euromäärä. Näin käydään ryhmittäin läpi koko taseen sisältö.
Tase-erittelyt on varmennettava allekirjoituksella. Asiakasyrityksen johto on vastuussa siitä, että tilitoimistolla on tarpeelliset ja oikeat tiedot erittelyiden tekemiseen esimerkiksi vaihto-omaisuuden eli varaston tase-erittely syntyy yrityksessä tehtävästä varaston inventoinnista.
Tase-erittelyjen yhteyteen on hyvä liittää tilikohtaiset tuloslaskelma ja tase. Näin tulevat täytetyksi näyttö pääkirjanpidon ja tilinpäätöksen aukottomasta kirjausketjusta, audit trailista, sekä käytettyjen tilien luettelo siltä osin kuin tileillä on saldoja tilinpäätöspäivänä.
Varaston inventointi
Vaihto-omaisuuden tase-erittelyn tekeminen tarkoittaa varaston fyysistä inventointia. On tärkeää, että varaston arvo on oikea, koska varaston arvon muutos edellisen tilinpäätöksen inventoinnista kirjataan tuloslaskelmaan suurentamaan tai pienentämään yrityksen tulosta.
Kirjanpitovelvollinen laatii varaston inventaarit aina itse ja varmentaa inventoinnin allekirjoituksellaan.
Varasto eli vaihto-omaisuus inventoidaan arvonlisäverottomin hankintahinnoin tai tätä alhaisempia todennäköisiä hankintahintahintoja käyttäen.
Jos kunkin varastossa olevan saman lajisen tavaran hankintahintaa on vaikea selvittää, voidaan käyttää viimeisintä hankintahintaa ja kertoa sillä varastossa olevien tavaroiden määrä.
Jos varastossa oleva tavara on itse valmistettu, käytetään inventaariarvona kustannuslaskennalla laskettua hyödykkeen ”hintaa”, joka sisältää hankinnan ja valmistuksen aiheuttamat välittömät arvonlisäverottomat menot (omakustannushinta).
Inventaarin tarkoitus on saada taseeseen varastolle todellinen arvo, jonka perusteella varaston muutos voidaan laskea (verrataan edelliseen inventaarioarvoon, alkavalla yrityksellä edellinen arvo on luonnollisesti nolla).
Lasketulla varaston muutoksella korjataan tuloslaskelman ostomenoja, jotta tilikaudelle kohdistuisivat vain tilikauden myyntejä vastaavat ostot. Tilikauden aikana kirjanpitoon kirjataan kaikki ostot kulumassa olevan tilikauden kuluiksi, ja näitä kirjauksia sitten viimeistään tilinpäätöksessä oikaistaan ”varaston muutoksella”.
Rahojen, saamisten ja velkojen täsmäytys
Tilinpäätöksen oikeellisuuden varmistamiseen liittyy kirjanpidon tileille kirjattujen rahojen, saamisten ja velkojen täsmäytys eli taseessa esitettävien erien oikeellisuuden varmistaminen esim. tiliotteista, lainanlyhennysten saldoista tai vaikkapa pankkilainojen osalta pankin saldovahvistuksesta.
Pankkitilien ja lainojen saldoa sekä muita oleellisia saamisia ja velkoja verrataan täsmäytyksessä siis ulkopuolisen tahon esim. pankin antamaan tietoon.
Käyttöomaisuus ja poistot
Useana vuonna tuloa tuottamaan hankitun omaisuuden: koneet, kalusto, laitteet, autot, rakennukset jne. kirjanpidosta on myös omat määräyksensä.
Niiden ostot kirjataan menoksi kirjanpitoon suunnitelman mukaisina poistoina eli vähitellen sen mukaan, miten ne tuottavat tuloja seuraavina vuosina.
Veroilmoitus
Tilinpäätöksestä ja kirjanpidosta saadaan tiedot yrityksen tuloveroilmoituksen täyttämiseen. Verotusta varten kirjanpidossa seurataan erikseen mm. edustuskuluja, arvonalennusten kuluksi kirjaamisia, verovelvollisen yksityisottoja, perheenjäsenten palkkoja, jne.
Liikkeen- ja ammatinharjoittaja voi antaa tuloveroilmoituksen joko paperilomakkeella tai sähköisesti. Samoin avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö voi valita paperi- ilmoituksen ja sähköisen ilmoituksen väliltä. Sen sijaan osakeyhtiön pitää antaa veroilmoitus sähköisesti. Se on lähtökohta ja paperi- ilmoittamiseen pitää olla erityinen syy. Esimerkiksi se, että tietoliikenneyhteyksiä ei ole lainkaan tarjolla. Yksi vaihtoehto sähköiseksi ilmoittamiseksi on se, että yritys antaa ilmoitustiedot Verohallinnon OmaVero- palvelussa verkkolomakkeella.
Paperi- ilmoittamisessa on muistettava se, että veroilmoituksen pitää olla perillä viimeistään Verohallinnon määrittämänä viimeisenä jättöpäivänä. Myöhästymisestä seuraa myöhästymismaksu.
YRITYKSEN TULOVEROILMOITUS ON JÄTETTÄVÄ
Liikkeen- ja ammatinharjoittajat, avoimet yhtiöt ja kommandiittiyhtiöt:
- Verovuotta seuraavan huhtikuun 2 päivä. Mikäli esimerkiksi avoimen yhtiön tilikausi 1.4. – 31.3. on päättynyt vuonna 1, yhtiö antaa veroilmoituksen viimeistään 2.4. vuonna 2.
Osakeyhtiöt ja osuuskunnat sekä yhdistykset:
- Ilmoitus on annettava 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden lopusta lukien. Mikäli esimerkiksi osakeyhtiön tilikausi 1.4. – 31.3. on päättynyt vuonna 1, yhtiö antaa veroilmoituksen viimeistään 31.7. vuonna 1.
Verosuunnittelu
Verosuunnittelu on edullisimman verotuksellisen vaihtoehdon etsintää. Suunnitteluajan on mielellään oltava pitempi kuin yksi verovuosi. Verosuunnittelussa pohditaan esimerkiksi yhtiömuotoihin ja voitonjakoon liittyviä kysymyksiä.
Tilintarkastus
Tilintarkastus on osa yrityksen valvontajärjestelmää ja sen suorittaa tilintarkastaja.
Tilintarkastuslain mukaan tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta, jos päättyneellä ja sitä edelliseltä tilikaudelta ei täyty yksikään tai täyttyy vain yksi seuraavista kolmesta ehdosta
- taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa,
- liikevaihto ylittää 200 000 euroa; tai
- palveluksessa yli 3 henkilöä.
Liikkeen- ja ammatinharjoittajan ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Sen sijaan tilintarkastus on pakollinen osakeyhtiöissä, kommandiittiyhtiöissä, avoimissa yhtiöissä ja osuuskunnissa, jos edellä mainitut rajat ylittyvät.
Yhtiöjärjestyksessä, yhtiösopimuksessa tai säännöissä saattaa olla määräyksiä tilintarkastuksesta ja tilintarkastajan valinnasta, joita tällaisessa tilanteessa on tällöin noudatettava, vaikka edellä mainitut rajat eivät ylittyisikään.
Tilintarkastajan valitsee yrityksen ylin päättävä elin, esimerkiksi osakeyhtiössä omistajia edustava yhtiökokous. Tilintarkastajaksi on valittava hyväksytty tilintarkastaja HT tai KHT.
Tilintarkastuskertomuksessa annetaan lausunto siitä, antaako tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus oikeat ja riittävät tiedot, ja ovatko toimintakertomus ja tilinpäätös ristiriidattomia.